Como um executivo atarefado que você tem muitas exigências em seu tempo a partir do momento em que passo em seu escritório, até parar o tempo. Se você não planeja como fazer uso do seu tempo de forma eficaz e eficiente, você terá menos feito no final de cada dia de trabalho. Este é o lugar onde o tempo de gestão pode desempenhar um grande papel na garantia de que você pode maximizar o uso do seu tempo e têm um horário de trabalho muito flexível, eficiente e produtiva.
• Como um executivo ocupado você não tem que gastar muito tempo em fazer notas perfeitas e correspondência. Sua secretária deveria ser o único a fazer isso. Depois de ter escrito o rascunho ou deram instruções sobre o que deve ser incluída na correspondência e no tom da nota, permitir que o seu secretário para fazer seu trabalho. Seu foco deve ser as tarefas principais que são atribuídos a fazer.
• Não gaste muito tempo em tarefas menores. Olhe para eles e delegar tarefas a seus subordinados que estão lá para apoiar você e seu departamento. Deixar as tarefas de rotina para aqueles que têm a capacidade eo tempo para trabalhar neles.
• Combater as tarefas mais difíceis durante o tempo que você está mais alerta, como você pode começar mais coisas feitas durante este período. Seja coerente com o presente e não se desviem de sua rotina. Instrua sua secretária que, durante esse período de tempo específico que você não vai receber nenhum telefonema a menos que seja urgente. Permita que o seu secretário para tomar nota das chamadas e aqueles que exigem uma resposta de você e certifique-se para retornar as chamadas imediatamente.
• Verifique e-mails quando você chegar ao escritório. Responda apenas as que são urgentes e deixe o resto para quando não estiver ocupado. Há também matérias que podem ser resolvidos imediatamente, fazendo uma chamada de telefone ao invés de escrever um e-mail ou memorando e aguardando uma resposta. Verifique seus e-mails novamente antes de sair para o dia. Verificação de e-mails constantemente durante o dia, constitui o tempo de inatividade, tornando-o menos produtivo, portanto o melhor é definir uma agenda para verificar e responder e-mails para uma gestão eficiente do seu precioso tempo.
• Agende chamadas em conferência, em vez de face a face reuniões que vai exigir de viagem e de espera. A reunião pode proceder como de costume, sem você e as outras pessoas deixando suas mesas. As chamadas de conferência são muito baratos e podem ser feitas a nível internacional, bem como localmente.
• Faça alguns dos seus trabalhos mais importantes durante o meio do dia, quando a maioria das pessoas estão almoçando. Você será capaz de trabalhar mais rápido e eficiente, sem outras pessoas que querem vê-lo e falar com você. Você pode levar o seu almoço, depois de sua equipe e sua secretária está de volta em suas mesas.
• Agende suas reuniões em quinze ou vinte minutos antes ou depois da hora. Isso irá assegurar que os participantes não será tarde. Envie a agenda para os participantes com antecedência e começar a reunião na hora. Mantenha a discussão apenas sobre os itens incluídos na agenda. Certifique-se de uma decisão é tomada no final da reunião ou para designar pessoas que serão responsáveis para cada ação. Termine a reunião declarando as decisões que foram atingidos e as responsabilidades atribuídas. Certifique-se de confirmar o que havia acontecido na reunião com um memorando. Faça isso e maximizar o tempo que você e seus colegas passam sobre a reunião, assegurando que as coisas mais será feito de forma rápida e eficiente.
Boa gestão do tempo é muito essencial na vida de um executivo ocupado. Ao saber do seu pico de horas de trabalho, delegar algumas das tarefas de rotina para menores e subalternos e com horários estranhos para terminar o seu trabalho vai ajudar você a maximizar as horas que você vai gastar com cada tarefa importante.
Não se esqueça de incluir alguns períodos de descanso para recarregar.
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